Etre paralysé par le temps quand on se lance en tant qu’indépendant ou pour créer son entreprise est normal. Dans l’aventure Pleadz, nous sommes, nous aussi, passés par ces moments où vous avez tellement de choses à accomplir dans des domaines différents, que vous avez l’impression de ne pas avancer.

Nous partageons avec vous, quelques conseils basés sur notre expérience personnelle passée, afin que vous puissiez gagner en efficacité dans votre façon de mener à bien votre projet.

 

Prenez conscience de l’importance de votre temps

 

La gestion de temps est un élément crucial lorsque l’on raisonne en termes d’efficacité. A titre d’exemple, la gestion de projet classique, fait reposer la notion de pilotage, sur trois contraintes que sont : le temps, l’argent, l’objectif. On illustre souvent ce principe par le modèle du triangle des contraintes encore appelé triangle de projet ou de qualité coût délai (QCD).

 

Pourtant, lorsque l’on crée une entreprise ou que l’on se lance en tant qu’indépendant pour la première fois, la manière que nous avons de l’aborder est souvent mauvaise. Vous allez voir que modifier notre façon d’appréhender cette notion de temps peut s’avérer être un vecteur de productivité majeur.

 

En effet, dès le départ, vous allez remarquer que le nombre impressionnant de tâches que vous allez devoir mener de front vous confronte à deux problématiques nouvelles : la nécessité de prioriser les actions d’une part, trouver le moyen le plus efficace de les mener à bien d’autre part. Ce constat est d’autant plus saisissant lorsque vous décidez de vous lancer seul.

 

Dans le cadre de votre création d’entreprise, ces challenges vont vite vous amener à considérer le temps comme une variable primordiale de votre environnement de travail, parfois même, plus importante que les ressources financières. Ainsi, nous vous conseillons de bien prendre conscience de  la valeur de votre temps. En l’absence de ressource et avec peu de marge de manœuvre sur votre objectif, il est vraisemblable qu’il soit la plus grosse variable d’ajustement de votre gestion de projet.

 

Adoptez un positionnement que vous jugez adapté

 

En étudiant les contraintes que vous pouvez avoir sur votre projet, vous pourrez construire un positionnement à adopter vis-à-vis de votre gestion du temps. Si celles-ci sont propres à chaque porteur de projet, le principe général reste valable.

 

Pour être concret, au tout début du projet, vous risquez de vouloir tout faire et tout seul. Malheureusement vous vous rendrez rapidement compte que c’est difficile voire impossible en fonction du type de projet. Par conséquent vous devrez remettre en question votre manière de fonctionner.

 

Si cela peut être différent pour chacun, voici sur quelle logique nous avons construit notre raisonnement pour décider de notre manière de réaliser ou faire réaliser certaines tâches autour de cette notion de temps :

Chaque tâche représente une durée de réalisation à ramener au coût horaire de la personne qui l’exécute ainsi que son niveau de compétences dans le domaine / son intérêt pour la tâche et la reproductibilité de celle-ci dans le temps.

 

Ceci amène à considérer les choses et les options d’exécution sous un autre angle : par exemple, plutôt que de passer trois jours à chercher un thème gratuit pour le site de votre future entreprise et essayer de le personnaliser, vous vous dirigerez peut-être vers un thème payant qui fournit un support et des garanties. Vous aurez dans ce cas dépensé 50€ mais seront largement amortis par le temps que vous aurez gagné.

 

Votre positionnement changera certainement au fil du temps parce que vos ressources et vos contraintes évolueront également ; mais, en y réfléchissant, vous remarquerez que votre manière d’exécuter vos tâches découle très souvent de votre façon de construire votre approche vis-à-vis des contraintes associées, et particulièrement de cette valeur que vous accordez au temps.

 

Organisez votre travail pour optimiser votre efficacité

 

Créer son entreprise c’est partir d’une feuille blanche. Vous devez tout construire. Vous allez donc également devoir mettre en place un environnement de travail propice à l’efficacité. Vous allez devoir apprendre à catégoriser et planifier les actions à mener de manière à prioriser vos actions en fonction de votre stratégie ou de vos objectifs.

 

Si vous pensez savoir le faire ou que vous le faisiez effectivement très bien dans votre ancienne vie de salarié(e), vous allez découvrir que, pour des raisons que l’on ignore encore (mais que nous imaginons liées au contexte nouveau et aux angoisses qu’elles véhiculent), c’est bien plus difficile qu’il n’y parait.

 

Pour la petite histoire, dès le démarrage, nous avions établi un planning global ainsi qu’un rétro-planning ; néanmoins, le fait de constamment se référer à ce dernier nous forçait à nous focaliser sur l’échéance. Les conséquences d’une telle stratégie sont multiples :

  • En portant votre attention constamment sur le temps qui reste, vous aurez tendance à vite être anéanti par le moindre écart ce qui jouera sur votre moral assez rapidement.
  • Le fait de travailler seul sur plusieurs domaines (marketing, développement, référencement, financier, prospection, administratif …) vous donne l’impression de ne pas vous approcher de l’objectif final.

 

C’est pourquoi, nous vous proposons d’essayer de réfléchir à un planning global dans un premier temps si vous en avez besoin, puis de basculer sur une vision différente pour vous focaliser sur les tâches à court terme. Cette stratégie des petits pas vous permettra de constater des évolutions visibles sur votre projet et vous aidera à garder le moral avant de pouvoir assumer ce planning global !

 

Utilisez des outils existants

 

D’un point de vue pratique cette fois, il existe de nombreux outils qui permettent d’organiser son travail que vous soyez seul ou en équipe. Il serait dommage de ne pas en profiter. D’autant que les notes sur feuilles volantes montrent assez vite leurs limites.

 

Pour trouver des solutions alternatives aux éternels agendas papier, cahiers de note, todo list, nous vous suggérons de vous pencher sur les outils disponibles en ligne et souvent gratuits. Vous pouvez utiliser des outils comme Trello, Slack, Evernote pour la gestion d’équipe ou simplement noter vos idées.

 

Il existe également des outils pour la gestion de communication sur les réseaux sociaux, la préparation et le suivi de réunion et bien d’autres choses encore qui agissent comme vecteurs de productivité …

 

Et si vous ne voulez pas aller jusque-là, vous pouvez par exemple utiliser le calendrier de votre compte email pour préparer votre planning de travail de la semaine. En affectant des catégories (prospection, développement, blog …) vous pourrez voir ce qui vous prend du temps etc.

 

Lorsque vous aurez trouvé les outils qui vous correspondent et que vous les aurez en main, ils vous permettront de travailler et de vous organiser de manière plus efficace. Attention néanmoins à ne pas en utiliser trop au risque d’obtenir l’effet inverse !

 

Du temps pour trouver un équilibre

 

Pour conclure, au-delà de l’ensemble de ces éléments, n’oubliez pas d’intégrer à votre emploi du temps, des moments pour vous aérer l’esprit. Il a été prouvé qu’au-delà de 45 minutes, notre concentration décline fortement. Même si cela vous semble difficile parce que vous avez envie d’avancer vite, nous vous suggérons vivement de garder un minimum de temps pour vous. Si vous n’y arrivez pas durant votre journée de travail, essayez d’avoir des activités sociales ou qui vous aident à vous vider la tête sport, détente, sorties …

 

En effet, dans le cas contraire, votre sprint de travail constant pourrait tourner au burnout ou à la dépression. Vous entamez un marathon, et, trouver votre équilibre et apprendre des erreurs des autres sera bien plus efficace que de travailler quelques dizaines de minutes de plus par jour.

 

Pour finir, gardez en tête que rencontrer des gens est crucial pour la bonne conduite de votre projet d’entreprise. Il existe nombre de startups ou projets qui réussissent à la suite d’une rencontre déterminante. Cela vous permet non seulement de garder le moral mais également de faire avancer votre projet souvent plus rapidement. Si vous avez d’autres astuces ou éléments qui vous ont aidé au moment de vous lancer, n’hésitez pas à partager votre retour d’expérience sur le sujet dans les commentaires. Ils seront certainement utiles aux prochains lecteurs et nous aideront surement à améliorer Pleadz !